Checklist deprodução de eventos,do plano ao aplauso

Num evento, o que dá errado costuma ter nome e horário: o gerador que ninguém confirmou, o camarim sem espelho, a lista de credenciamento que ficou no computador de quem não veio. O checklist existe para tirar da memória das pessoas o que precisa estar escrito. Esta lista segue o mesmo roteiro que usamos para planejar uma produção, organizado pelo tempo que falta até a data. Marque os itens conforme avança: a marcação fica guardada neste navegador.

Cena 1Três definições que vêm antes da lista

Nenhum item do checklist anda sem estas três respostas por escrito:

1. Objetivo e público. O que o evento precisa causar e em quem: vender ingresso, reunir a equipe de vendas, lançar um produto, celebrar uma temporada. O objetivo define formato, lugar e divulgação.
2. Data, lugar e capacidade. Com visita técnica ao espaço para conferir acessos, carga e descarga, energia, acessibilidade, saídas de emergência e o que o lugar já oferece.
3. Orçamento separado em produção e divulgação. Quando os dois dividem a mesma linha, a divulgação costuma perder para a estrutura, e o evento pronto fica sem público.

São as mesmas perguntas do Ensaio geral da nossa página inicial, um teste de cinco perguntas que mostra onde a produção costuma falhar na véspera.

Cena 2O checklist de produção de eventos, tempo a tempo

Licenças e autorizações variam por cidade e por tipo de evento. Consulte com antecedência a prefeitura e o Corpo de Bombeiros do lugar e, se houver música ao vivo ou mecânica, o Ecad, que cuida da arrecadação de direitos autorais de execução musical.

Cena 3O dia do evento, hora a hora

Uma estreia, uma convenção e um dia de festival seguem o mesmo relógio. Os horários mudam com o tamanho do evento; a ordem, quase nunca. Este é o exemplo de um evento que começa às 20h:

1. 08h
   Carga e montagemO caminhão encosta, a estrutura sobe e cada fornecedor chega no horário que está no cronograma.
2. 13h
   Passagem de som e luzMicrofone por microfone, cena por cena. O que tiver de falhar, falha agora, e não na frente do público.
3. 16h
   Ensaio com direçãoQuem sobe ao palco repassa entradas, marcas e texto. Na convenção, a diretoria também ensaia.
4. 18h30
   Camarim e credenciamentoElenco e convidados recebidos, lista conferida, equipe no rádio.
5. 19h30
   Portas abertasFila andando, ingresso ou credencial conferidos, redes ao vivo e o público encontrando o seu lugar.
6. 20h
   Terceiro sinalA luz da plateia baixa e o evento começa no minuto marcado no roteiro.
7. 22h30
   Aplauso e desmontagemPalco desmontado sem pressa e sem perda. No dia seguinte, fotos, cortes e o relatório.

Cena 4Quem responde por quê no dia

Em evento pequeno, uma pessoa acumula duas ou três funções, e tudo bem. O que não pode é uma função ficar sem nome.

Cena 5Evento de empresa, festival e espetáculo: o que muda

Evento de empresa

Convenção, encontro de líderes e premiação pedem roteiro minutado e ensaio de quem vai falar, inclusive da diretoria. Entram também o teste da apresentação no telão, a lista de convidados com confirmação e o material gravado para a comunicação interna depois.

Festival

Festival acrescenta o público na rua: fluxo de entrada e saída, banheiros, pontos de água, sinalização, programação impressa e digital e uma operação que dura dias. A divulgação precisa conversar com a operação, porque cada post de programação vira gente chegando no horário anunciado.

Espetáculo

Temporada de teatro acrescenta pauta do teatro, montagem e desmontagem, borderô, recepção de elenco e, quando a companhia vem de fora, a produção local na cidade. Fizemos a direção de produção local de Mulheres que Nascem com os Filhos, no Grande Teatro SESC Palladium, e fazemos a produção local de todos os eventos de Mariana Ximenes em Belo Horizonte.

Cena 6Divulgação também é item de checklist

Evento bem produzido com a plateia vazia acontece quando a divulgação começa depois que a produção está resolvida. No checklist, divulgação tem prazo como qualquer fornecedor: página no ar no planejamento, campanha na contratação, lembretes na confirmação, cobertura no dia e fotos e números no pós-evento.

Num nicho competitivo, a venda do Festival Modão Mangalarga Marchador se concentrou em anúncio direcionado e numa campanha de fim de semana chamada “vendas sem taxa”. Foram mais de R$ 1 milhão em conversões diretas, com mais de 90% das vendas vindas dos anúncios.

“Nossa campanha ‘vendas sem taxa’ do fim de semana foi um sucesso absoluto! Parabenizo toda a equipe LL Cultural pelo empenho demonstrado.”

Cena 7Depois que a luz apaga

O pós-evento é onde o próximo evento começa. Três entregas fecham bem uma produção: o relatório com o que aconteceu, em números e em aprendizados; o material bruto e editado, organizado e na mão de quem contratou; e a pesquisa com quem esteve lá, feita na mesma semana, enquanto a memória está fresca.

Produzimos e comunicamos evento cultural e festival, evento de empresa e temporada no Brasil inteiro, no presencial, no online ou no híbrido. Assumimos a produção e a divulgação juntas, ou só a parte que falta, e para quem leva um evento a uma cidade onde não tem equipe somos o braço local.

Luciana LeitteDirige a LL Cultural. Produtora cultural e estrategista de marketing, soma 17 anos de mercado, no marketing e na produção, entre eventos, festivais, temporadas de teatro e cinema. Conheça quem dirige.