Prestação de contas da Lei Rouanet: o guia completo

A parte mais citada da Lei Rouanet é a aprovação. A que derruba projeto bom é o fim: o momento de provar, documento por documento, que o dinheiro incentivado virou aquilo que estava escrito na proposta. Vimos produtor experiente travar a próxima temporada porque a prestação do ano anterior ficou pendente, e vimos estreante entregar em uma semana porque guardou tudo desde o começo. A diferença entre os dois nunca foi talento. Foi organização.

Este guia mostra o que o Ministério da Cultura cobra, como a conta do projeto organiza a prova financeira, quais documentos montam o dossiê e quais erros aparecem com mais frequência em diligência. Vale para a Lei Federal de Incentivo à Cultura e serve de base para leis estaduais e municipais, que pedem quase as mesmas coisas com nomes diferentes.

Cena 1A prestação de contas não começa no fim

Formalmente, o prazo de entrega corre a partir do encerramento do período de execução aprovado. O número de dias está no próprio Salic e na instrução normativa que vale para o seu Pronac, e essa regra já mudou mais de uma vez. Confira sempre no sistema e no portal do Ministério da Cultura, nunca na lembrança de um projeto antigo.

Na prática, a prestação começa no dia em que o primeiro real entra na conta. Nota fiscal sem o número do Pronac, pagamento feito pela conta pessoal, foto que ninguém tirou na estreia e lista de presença que nunca foi recolhida são perdas que não se recuperam depois. Não existe como reconstituir, meses depois, uma prova que precisava ser produzida no dia.

Por isso o primeiro movimento é simples e custa nada: abra uma pasta do projeto, com subpastas por tipo de documento, e combine com a sua equipe que nada se paga sem comprovante arquivado na hora.

Cena 2A conta do projeto manda no resto

O recurso incentivado entra em uma conta bancária específica, vinculada ao projeto, e só pode sair de lá para pagar o que está na planilha aprovada. Essa regra, que parece burocracia, é o que torna a prova financeira possível. Guarde três princípios:

• Um pagamento, um rastro. Transferência identificada para o CNPJ ou o CPF do fornecedor, com o valor igual ao da nota. Saque em espécie para pagar gente é o caminho mais curto para a diligência.
• Nada de mistura. A conta do projeto não paga despesa de outro trabalho, nem adianta dinheiro para a produtora. Se faltou recurso e alguém pagou do próprio bolso, isso precisa de tratamento formal antes, não depois.
• O rendimento é do projeto. Aplicação financeira do saldo rende, e esse rendimento segue a mesma regra do principal: ou é usado conforme autorização, ou volta para a União no fim.

No encerramento, saldo não utilizado e rendimentos são devolvidos por guia de recolhimento, e o comprovante da devolução entra no dossiê. Sobra em projeto incentivado não é lucro de produção.

Cena 3Os documentos que montam o dossiê

A lista exata aparece no próprio Salic quando a prestação é aberta, e muda conforme o porte e a natureza do projeto. A estrutura, porém, é sempre a mesma. Organize em quatro blocos:

1. Relatório de cumprimento do objeto. O texto que conta o que foi executado, onde, quando, para quantas pessoas e com qual equipe. Compare item por item com o que foi aprovado e explique cada diferença. Relatório honesto sobre uma mudança passa melhor do que relatório bonito que o resto dos documentos desmente.
2. Comprovação financeira. Notas fiscais e recibos com a identificação do Pronac, contratos de fornecedor e de equipe, relação de pagamentos, extratos completos da conta do projeto do primeiro ao último dia, comprovantes de recolhimento de tributos e encargos e, quando houver, a guia de devolução de saldo.
3. Registro de execução. Fotos com data, vídeo, programa, ficha técnica, lista de presença ou relatório de bilheteria, clipping de imprensa e prints das publicações. É o bloco que prova que o projeto existiu fora do papel.
4. Contrapartidas e divulgação. A prova de que o acesso prometido aconteceu e de que as marcas obrigatórias apareceram onde deviam aparecer.

Um cuidado que economiza semanas: nomeie os arquivos de forma legível, com data e fornecedor, e monte uma planilha de índice ligando cada despesa da planilha aprovada ao arquivo correspondente. Quem analisa precisa achar. Dossiê com cento e vinte arquivos chamados documento final atrasa por motivo bobo.

Cena 4Contrapartidas e divulgação, as duas que mais escapam

Contrapartida de democratização de acesso é compromisso, não intenção. Se o projeto prometeu sessão gratuita, cota de ingresso para escola pública, oficina aberta ou ingresso a preço popular, isso precisa ter acontecido e precisa estar documentado: ofício para a instituição parceira, lista de presença assinada, foto da sessão, mapa de bilheteria com a cota identificada.

A divulgação tem a mesma força. As marcas obrigatórias, do Ministério da Cultura e dos patrocinadores, seguem o manual de aplicação vigente, com tamanho e posição definidos. Isso vale para cartaz, flyer, programa, cenário, painel de palco, post, legenda, release e anúncio pago. Reunir esse material depois do evento é difícil, porque arte circula em grupo de WhatsApp e desaparece.

A solução é de produção: toda peça aprovada vai, no mesmo dia, para a subpasta de divulgação, em arquivo aberto e em imagem final, com o print de onde foi publicada. É o mesmo trabalho que a sua comunicação já faz, só guardado no lugar certo. No nosso fluxo, essa pasta e a planilha de índice são entregues ao proponente junto com o relatório de público, exatamente para esse fim.

Cena 5O passo a passo no Salic

Com o dossiê pronto, a entrega em si é curta. A sequência prática é esta:

1. Confirme o encerramento da execução. Se o projeto não cumpriu o prazo original, verifique se houve prorrogação autorizada antes de abrir a prestação.
2. Acesse o projeto pelo número do Pronac no Salic, com o login do proponente, e abra a área de prestação de contas.
3. Leia a lista de documentos que o sistema pede para o seu caso e marque, na sua planilha de índice, qual arquivo responde a cada item. O que faltar, resolva antes de começar a subir.
4. Preencha o relatório de cumprimento do objeto e a parte financeira, lançando as despesas conforme a planilha aprovada, com as justificativas de remanejamento quando houver.
5. Anexe os arquivos em PDF legível, dentro dos limites de tamanho do sistema, e confira se cada upload de fato subiu.
6. Devolva o saldo por guia de recolhimento, se houver, e anexe o comprovante.
7. Envie, guarde o protocolo e salve uma cópia completa do que foi enviado. Esse protocolo é a sua prova de entrega no prazo.
8. Acompanhe a análise. Pode vir diligência pedindo esclarecimento ou documento complementar, com prazo próprio para responder. Diligência respondida no prazo é rotina. Diligência ignorada é o que vira reprovação.

Cena 6Sete erros que travam a prestação

1. Pagar fora da conta do projeto. Despesa paga por conta pessoal ou da produtora não tem rastro aceitável.
2. Nota sem identificação do Pronac ou emitida para outro CNPJ que não o do proponente.
3. Remanejar rubrica sem autorização. Mover dinheiro entre itens tem regra. Fazer primeiro e justificar depois raramente passa.
4. Executar fora do período aprovado sem prorrogação formal registrada no sistema.
5. Contrapartida prometida e não comprovada. O item que mais aparece em diligência, e o mais fácil de evitar.
6. Marcas aplicadas fora do manual ou material de divulgação que ninguém guardou.
7. Deixar tudo para a última semana. Extrato antigo, fornecedor que fechou e equipe dispersa transformam uma tarefa de dias em um problema de meses.

Nenhum desses erros é sobre má intenção. São falhas de rotina, e falha de rotina se resolve com combinado escrito no começo do projeto.

Cena 7Quando o prazo aperta ou já passou

Se a data está chegando e o dossiê não está pronto, a pior escolha é o silêncio. Verifique no Salic se o caso admite prorrogação de prazo de prestação e protocole o pedido com justificativa antes do vencimento. Pedido feito antes é pedido. Depois, é defesa.

Se o prazo já venceu, monte o dossiê do mesmo jeito e entregue com a justificativa do atraso. Prestação entregue com atraso e bem documentada tem caminho. Projeto sem prestação nenhuma trava o proponente para novas propostas e pode virar cobrança de valor corrigido, com inscrição em cadastro de inadimplentes da União. Nessa altura, vale sentar com a contabilidade e, se houver valor em discussão, com quem cuida do jurídico do proponente.

E para o próximo projeto, o atalho honesto é o de sempre: planilha aprovada na mão, conta do projeto limpa, pasta organizada desde o primeiro contrato e registro feito no dia do acontecimento. Quem produz assim presta contas sem susto, e fica livre para pensar no palco em vez de pensar no arquivo.

Se você está começando antes, pelo projeto, vale ler também como fazer um projeto cultural passo a passo e como conseguir patrocínio para projeto cultural. E se o projeto já foi aprovado e falta quem produza com a documentação em ordem, veja como escrevemos e produzimos projetos de lei de incentivo.