Um espetáculo deixa de circular por motivos menos dramáticos do que se imagina. Quase nunca é falta de qualidade, e quase nunca é falta de público. É um arquivo que chega sem dizer quanto tempo dura a montagem, com uma medida de palco que ninguém conferiu, ou com um telefone antigo no rodapé. Do outro lado, quem programa a temporada tem quinze propostas na mesa e uma semana para decidir. Quem explica melhor, avança.
A ficha técnica é o documento que resolve isso. Ela cabe numa página, responde às perguntas que o contratante faria por telefone e deixa o resto nos anexos. Aqui estão os oito blocos que ela precisa trazer, como medir cada número com honestidade, o que muda entre teatro, show e palestra, e um modelo em lista para você copiar e preencher hoje.
Cena 1Ficha técnica não é a mesma coisa que rider
A confusão entre os dois documentos é a origem de boa parte dos problemas. Eles têm leitores diferentes e momentos diferentes.
- A ficha técnica é lida por quem decide. Curador de festival, programador de teatro, secretaria de cultura, empresa que vai contratar. A pergunta dessa pessoa é simples: eu consigo receber este espetáculo no meu espaço, com a minha equipe e dentro do meu orçamento?
- O rider técnico é lido por quem executa. Técnico de som, operador de luz, empresa de locação. A pergunta aqui é outra: que equipamento precisa estar montado às quatorze horas?
Na prática, a ficha vai no primeiro e-mail, junto com o release e as fotos. O rider e o mapa de palco vão depois, quando a data já está sendo negociada, e viram anexo do contrato de show. Mandar o rider de doze páginas na primeira abordagem costuma ter o efeito contrário do pretendido: o arquivo não é aberto.
Cena 2Os oito blocos que a ficha precisa trazer
Esta estrutura funciona para teatro, dança, música e palestra, com pequenas variações. Cada bloco são duas ou três linhas, não um parágrafo.
- Identificação: nome do espetáculo, companhia ou artista, direção, cidade de origem e ano de estreia.
- Sinopse curta: três linhas, no máximo. Quem assiste, o que vê. A versão longa fica no release.
- Dados de apresentação: duração em minutos, se há intervalo e de quanto, classificação indicativa, gênero e idioma.
- Equipe em turnê: o número total de pessoas que viajam, separado entre elenco e técnica. Esse número define hospedagem, alimentação e transporte, então é o primeiro que o contratante procura.
- Espaço cênico: as dimensões mínimas de boca, profundidade e pé direito, a área livre de coxia, o tipo de piso aceito e se o espetáculo se adapta a palco italiano, arena ou espaço alternativo.
- Tempos: montagem, passagem ou ensaio, desmontagem e o tempo mínimo que a equipe precisa no espaço antes da abertura da casa.
- Necessidades técnicas em resumo: uma linha para luz, uma para som, uma para energia e uma para vídeo, se houver. O detalhe vai no rider.
- Contatos: produção e direção técnica, com nome, telefone com DDD, e-mail e a data da última atualização do documento.
Cena 3Como medir o que você declara
Os números da ficha viram compromisso contratual. Declarar por estimativa é o que gera a discussão no dia da montagem. Como medir cada um:
- Duração: cronometre três apresentações reais e use a mais longa, arredondada para cima em cinco minutos. A plateia muda o ritmo, e a duração de ensaio sempre fica menor que a de público.
- Montagem e desmontagem: meça num dia de montagem de verdade, com a equipe que costuma viajar, e inclua o tempo de descarga do caminhão. Depois acrescente trinta por cento de folga para o espaço que você ainda não conhece, onde a tomada está longe e o elevador de carga não funciona.
- Dimensões mínimas: meça o cenário montado com trena, não pela planta do projeto. Declare o mínimo em que o espetáculo acontece inteiro, não o ideal. Se existir uma versão reduzida, diga isso numa linha, porque é ela que abre portas em espaço pequeno.
- Equipe: conte as pessoas que efetivamente embarcam, incluindo quem dirige a van. Esse número vira passagem, quarto e refeição no orçamento do contratante.
- Energia: some a potência dos equipamentos que você leva e declare em watts ou amperes, dizendo se precisa de ponto exclusivo. Casa antiga cai a luz no meio da peça por causa de um número que ninguém somou.
Cena 4O que muda entre teatro, show e palestra
A espinha é a mesma, mas o peso de cada bloco muda conforme o formato.
- Teatro e dança: o bloco de espaço cênico e o de luz são os que decidem. Inclua a planta de luz como anexo e diga se o espetáculo aceita refletores diferentes dos listados, porque quase nenhum teatro tem exatamente o seu mapa.
- Show e música: o peso vai para o som, o número de canais e os retornos. Aqui a ficha quase sempre vem acompanhada do rider e da lista de canais já na segunda mensagem.
- Palestra e conteúdo corporativo: o que importa é projeção, áudio de fala, microfone e tempo de teste. A duração costuma ser fechada em bloco, com espaço para perguntas, e isso precisa estar escrito.
- Espetáculo de rua ou adaptado: declare as condições de solo, de sol e de chuva, e o plano alternativo. Quem programa evento ao ar livre quer ler essa linha antes de qualquer outra.
Cena 5Modelo em lista para copiar
Copie o bloco abaixo para um documento, preencha o que está entre colchetes, exporte em PDF e dê ao arquivo um nome que se entenda sozinho, no padrão Ficha Tecnica Nome do Espetaculo Ano.
- Espetáculo: [nome] · Companhia: [nome] · Direção: [nome]
- Cidade de origem: [cidade, estado] · Estreia: [mês e ano]
- Sinopse: [três linhas]
- Duração: [minutos], [com ou sem] intervalo · Classificação: [livre ou idade]
- Equipe em turnê: [total] pessoas, sendo [número] em cena e [número] na técnica
- Palco mínimo: boca [metros], profundidade [metros], pé direito [metros]
- Piso: [linóleo, madeira, outro] · Formatos aceitos: [italiano, arena, alternativo]
- Montagem: [horas] · Passagem: [horas] · Desmontagem: [horas]
- Luz: [resumo em uma linha, planta em anexo]
- Som: [resumo em uma linha, rider em anexo]
- Energia: [carga total e se precisa de ponto exclusivo]
- Camarim: [quantidade e necessidades básicas]
- Anexos: rider técnico, mapa de palco, planta de luz, release, fotos em alta
- Produção: [nome, telefone, e-mail] · Direção técnica: [nome, telefone, e-mail]
- Atualizado em: [dia, mês e ano]
Cena 6Os seis erros que travam a contratação
- Declarar o palco ideal em vez do mínimo. O contratante com espaço menor descarta o espetáculo sem perguntar se cabe uma versão reduzida.
- Esquecer o tempo de desmontagem. O teatro tem outro evento na sequência, e essa informação ausente vira conflito de agenda na véspera.
- Misturar ficha e rider num arquivo só. Oito páginas de lista de canais afastam quem só queria saber a duração.
- Deixar o contato desatualizado. Telefone antigo é proposta perdida em silêncio, porque ninguém avisa que tentou ligar.
- Não informar a classificação indicativa. Projeto em escola, em praça ou com recurso público precisa dessa linha, e a falta dela trava a inscrição.
- Mandar em formato editável. A ficha sai em PDF. Arquivo de texto aberto se desconfigura, muda de página e perde a tabela no computador de quem recebe.
Cena 7Antes de enviar
Passe os olhos nesta conferência rápida. Ela leva dois minutos e evita a maior parte do retrabalho:
- Alguém de fora da equipe leu a ficha e entendeu o espetáculo sem precisar perguntar nada?
- Todos os números foram medidos, e não estimados?
- O arquivo é PDF, pesa menos de cinco megabytes e abre no celular?
- O nome do arquivo identifica o espetáculo e o ano?
- A data de atualização está no rodapé?
- Os anexos citados existem e estão prontos para enviar na sequência?
Com a ficha pronta, o próximo passo depende de para onde o espetáculo vai. Se o caminho é edital e lei de incentivo, veja como montar o projeto cultural. Se é temporada e venda de ingresso, o roteiro está em como divulgar uma peça de teatro. E se é um dia de evento inteiro para organizar, use o checklist de produção de eventos.
Luciana LeitteDirige a LL Cultural. Produtora cultural e estrategista de marketing, soma 17 anos de mercado, no marketing e na produção, entre shows, temporadas de teatro, festivais e eventos. Conheça quem dirige.
